Einleitung 

Die Debatte um Verwaltungsmodernisierung gewinnt immer mehr an Schwung und Bedeutung. Dies zeigt sich deutlich an der Einrichtung BMDS, in Analysen des Nationalen Normenkontrollrats (NKR) zur Verfahrensbeschleunigung oder - ganz aktuell - durch ein neues Buch von Patrick Bernau “Bürokratische Republik Deutschland”. Dabei geht es in der Debatte nicht nur um reine Effizienzgewinne – es geht um den akuten Fachkräftemangel, um einen tiefgreifenden Kulturwandel und um nichts Geringeres als die Handlungsfähigkeit des Staates wiederzugewinnen. 

In diese wachsende Debatte tritt nun die Künstliche Intelligenz (KI) als ein wichtiges Puzzlestück ein. Besonders im Hinblick auf interne Effizienzen und individualisierte Kommunikation mit Bürger:innen sprechen (fast) alle Beteiligten der KI ein enormes Potenzial zu. Es ist klar: Der Staat muss sich die Möglichkeiten von KI zunutze machen und die viel ältere (und noch komplexere) Verwaltungsdigitalisierung mitziehen. 

Dieser Beitrag widmet sich der konkreten praktischen Umsetzung von KI im öffentlichen Sektor und bietet ein Stufenmodell, das sich auf unseren technischen und organisatorischen Erfahrungen stützt und als Schritt-für-Schritt-Anleitung lesen lässt. Seit über 5 Jahren sind wir bei Merantix Momentum auf die Unterstützung unserer Kunden auf ihrer KI-Reise spezialisiert und haben schon einige der spannendsten KI-Initiativen der letzten Jahre für die deutsche Verwaltung mitgestaltet. In diesem ersten Blogbeitrag wollen wir uns nur auf die wichtigsten technischen Lösungskomponenten und Anwendungsfälle fokussieren. In einem weiteren, noch folgenden Blogpost werden wir die strukturellen, organisatorischen und menschlichen Herausforderungen des KI-Wandels betrachten. 

Größten Mehrwerte für die Verwaltung 

Die Umsetzung der folgenden Schritte muss nicht zwingend in dieser Ordnung vonstattengehen, sondern kann parallelisiert werden. Die Reihenfolge entspricht den typischen Schritten der KI-Reifegrade, die wir bei unseren Kunden (öffentlicher und privater Sektor) sehen. Es ist auch aus Change Management Perspektive eine sinnvolle Reihenfolge, weil der Eingriff in die Kernprozesse und Arbeitsabläufe mit jedem Schritt größer wird. 

Stufe 1: LLMs und Enterprise GPTs einführen 

In diesem ersten Schritt führt man für jede Mitarbeitende einen legalen, sicheren und an die Verwaltung angepassten Zugang zu einem großen Sprachmodell ein. Experten sprechen von Enterprise GPTs, man könnte auch sagen: ChatGPT für die Verwaltung. Es gibt unterschiedliche Gründe, warum der Rollout im Vergleich zu anderen KI Produkten einfacher ist: Der Hauptgrund: es gibt bereits Lösungen speziell von und für die Verwaltung entwickelt wurden.

Die Ziele sind vielfach: Durch viele kleine Mikroerleichterungen entsteht einer großer Effizienzgewinn, jeder Mitarbeitende soll erste Berührungspunkte mit KI haben, Ängste abbauen und den Mehrwert erkennen, die Schattennutzung von ChatGPT wird minimiert. Eine erfolgreiche, auf Mehrwert und Nutzerakzeptanz fokussierter Rollout bildet das technische, aber vor allem organisatorische und strukturelle Grundgerüst für alle weiteren KI Stufen.

Erfolgreiche Beispiele und Erfahrungsberichte gibt es bereits vielfach: F13 aus Baden-Württemberg, LLMoin aus Hamburg, NRW Genius, MUCGPT, KIPITZ. LLMoin, das bereits in fünf Bundesländern im Einsatz ist, haben wir als KI-Produktmanager mit entwickeln.

Stufe 2: KI Recherche Assistenten und Datensätze anbinden

Sobald ein LLM eingeführt ist, kommen automatisch Anfragen wie "Können wir die Recherche an unsere internen Daten anbinden?" oder "Kann ich einen Assistenten entwickeln, der meine Berichte auf Geschlechtergleichstellung überprüft?" Da mindestens 40 % der LLM-Nutzung auf Informationssuche und Dokumentenverarbeitung entfällt, sind die Use Cases für interne Datenanbindung schnell offensichtlich. Besonders für komplexe Rechercheaufgaben, juristische Arbeit, und bei Ämtern mit viel Bürgerkontakt kann ein RAG (Retrieval-Augmented Generation) Rechercheassistent einen schnellen Mehrwert bringen. Diese Systeme ersetzen oft veraltetet CMS Systeme oder Laufwerke, die auf Stichwortsuche basieren. 

Konkrete Beispiele, die wir bei MXM schon umgesetzt haben, sind Rechercheassistenten (für genaue Gesetzessuche), interne Wikis anschließen, Mini-Chatbots, Textprüfungen und Rechtschreibkorrekturen automatisieren, Texte in einfachere Sprache umwandeln, Bürgeranfragen automatisiert beantworten. 

Stufe 3: Agent Workflow Automation 

Hier fangen wir an, die Kernprozesse der Verwaltung zu automatisieren und damit die echten Potenziale zu heben. Uns ist keine Verwaltung bekannt, die hier schon ein strategisches Vorgehen umsetzt. Es gibt aber sehr wohl schon vereinzelt Projekte, die agentische Systeme einsetzen.

In den nächsten Jahren werden KI-zentrierte Workflow Automation Werkzeuge (UIPath, Zapier, n8n, oder Eigenentwicklungen) ihren Weg in die Verwaltungsprozesse finden und unterschiedlichste Routineaufgaben übernehmen: z.B. Prüfung von Formularen auf Vollständigkeit, bei der Verarbeitung von Anträgen, oder bei der Entwurfserstellung auf Bürgeranfragen. Wichtig dabei ist, dass die Mitarbeitenden immer die kritischen Entscheidungen treffen, aber von initialer und nachgelagerten Routine und Fleißarbeit entlastet werden. 

Konkretes Beispiel für eine Workflow Automation: Auf kommunaler und Bezirks-Ebene werden jedes Jahr tausende an Förderanträgen eingereicht, die dann gegen lokale Förderrichtlinien bewertet und für die Bezirksversammlung zusammengefasst werden. Wir haben vor kurzem bei einem internen Hackathon gezeigt, dass wir durch das Zerteilen der komplexen Aufteilung auf mehrere LLM Calls fast perfekte Ergebnisse erzielen können, die dann von den ExpertInnen nur noch überprüft werden müssen.

Stufe 4: Fachverfahren ganzheitlich digitalisieren und mit KI hinterlegen

Hier liegt der heilige Gral der Verwaltungsmodernisierung! Der Arbeitsalltag der Mitarbeiterin auf der Stufe 4 sieht sehr anders aus: Ihr gesamter Arbeitsprozess wird auf einer einheitlichen, digitalen Lösung ausgeführt, Anträge laufen automatisch und digital ein, Nachforderungen werden automatisch über eine Schnittstelle mit den Antragsstellenden abgewickelt, und bei jedem Prozessschritt unterstützen verschiedene KI-Agenten bei der Bearbeitung der Anträge und Sachverhalte nach dem HITL (Human in the Loop) Prinzip.

Obwohl man als Organisation die ersten Stufen von unten nach oben durchlaufen sollte, hat die direkte eine ganzheitliche Digitalisierung und KI-fizierung eines gesamten Fachverfahrens - von der Antragstellung bis zum Verwaltungsaktenentwurf - einen gewissen "Grüne Wiese"-Vorteil. Die Vision scheint aktuell wie ein weit entfernter Traum, ist es aber nicht! Es gibt bereits erste Erfahrungen und Experimente zu diesem Thema.

• DiPlanung ist eine Lösung aus Hamburg zur vollständigen und integrativen Verfahrensführung in der Bauleitplanung, Raumordnung und Planfeststellung. 
• Das BMI (und jetzt das BMDS) arbeiten an der Entwicklung von KI-Komponenten für Planungs- und Genehmigungsprozesse.
• for.ml ist ein Start-up aus München, was einen Teil der Schritte bei der Bearbeitung von Wohngeldanträgen automatisiert und schon in mehreren Städten im Betrieb ist. 
• Das Start-up Rule Mapping vereint KI und Regellogik, den Weg für rechtskonforme Entscheidungen durch digitale Prüfagenten zu ebnen.
• Eine Pilotstudie vom DZSF untersucht, wie ein KI-gestütztes Einwendungsmanagement bei der Bearbeitung von Einwendungen bei Planungsprozessen eingesetzt werden könnte.
• Die Studie “KI im Fachverfahren: Der Schlüssel zur modernen Verwaltung” von Possible und der Bundesdruckerei zeigt, wie skalierbar KI-Lösungen über Fachverfahren hinweg sein könnten. 

Schlusswort 

Wir hoffen, dass diese Schritt-für-Schritt-Anleitung mit vielen Verweisen und Beispielen hilfreich war und eine technische Perspektive zum möglichen KI-Wandel in der Verwaltung zeichnen kann. Wichtig ist dabei zu betonen: KI ist kein Einzeltool, kein Selbstzweck und keine einfache Antwort auf jahrzehntelang gewachsene Probleme. Die Risiken und komplexen Herausforderungen bei einer Umsetzung von Stufe 3 und Stufe 4 darf nicht unterschätzt werden: Datenschutz, Qualitätssicherung, Bias-Mitigierung, Nachvollziehbarkeit, Haftung und Mitbestimmung müssen Teil der Gesamtlösung und des Change Prozesses sein. Gerade daher ist es wichtig, den KI-Kulturwandel schon gestern mit Stufe 1 Lösungen zu starten und damit Grundsteine zu schaffen, um in einigen Jahren Fachverfahren ganzheitlich digitalisieren und „KI‑fizieren“ zu können.

In unserem nächsten Blogbeitrag widmen wir uns den organisatorischen Treibern des KI-Wandels.

Als Innovationstreiber und Partner für Pilotierung, Skalierung und produktive Einführung von KI-Lösungen in der Verwaltung begleitet Merantix Momentum öffentliche Organisationen auf dem Weg von der ersten Pilotierung bis zur ganzheitlichen Digitalisierung komplexer Fachverfahren. Sprechen Sie mit uns bei der SCCON!