Die Sachbearbeiter*innen verbringen viel Zeit mit der manuellen Kategorisierung von Schlagworten und dem Formulieren von Antworten auf Bürgeranliegen. Ziel war es, diese Mitarbeitenden in die Lage zu versetzen, schneller qualitativ hochwertige Antworten zu erstellen, um so den zeitaufwändigen manuellen Aufwand zu reduzieren.

Zentrale Fragen waren:

• Kann die Schlagwortkategorisierung automatisiert und nahtloser in den Arbeitsprozess integriert werden?
  
  
• Kann die Auswahl von Textbausteinen und deren Inhalten teilweise automatisiert erfolgen?
  
  
• Kann die KI passende Antworten zu Anliegen vorschlagen, um das „leere-Seite“-Problem zu vermeiden?
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Hintergrund: Das BKAmt wünschte sich zudem ein schnell realisierbares, vorzeigbares Projekt, das andere Referate motiviert und den Mehrwert des Referats sichtbar macht.

Der Proof of Concept (PoC) folgte einem mehrstufigen Ansatz auf Basis von vorhandenen und neuen Daten, Nutzerfeedback, Design-Innovation und umfangreichen Tests.

Kernfunktionen der Lösung:

• Sofortige Gefahreneinschätzung: Eingehende Texte werden automatisch auf Bedrohungen oder gefährliche Inhalte geprüft.
  
  
• Zerlegung komplexer Anliegen: Die KI erkennt Kernfragen innerhalb komplexer Anliegen oder Beschwerden.
  
  
• Schlagwortvorschläge: Automatische Generierung relevanter Schlagworte aus dem Kontext des Anliegens.
  
  
• Automatische Textbausteinauswahl: Nach Bestätigung der Schlagworte wählt die KI passende Bausteine und Informationen aus.
  
  

Anpassbarer Antwortstil: Auswahl zwischen verschiedenen Stilen (kinderfreundlich, jugendlich, formal, freundlich).

In Phase 2 wurde die Anwendung für den lokalen Betrieb im BKAmt optimiert, mit einer lokal gehosteten Version von Mixtral 8x7B (Version 0.1, 2023) verbunden und auf internen Servern installiert.

Zum Projektende wurde eine virtuelle Testumgebung aufgebaut, die das BKAmt-System realistisch abbildet. Ausgewählte Sprachmodelle wurden lokalisiert, um Sicherheit, Zuverlässigkeit und Leistung zu maximieren. Nach intensiven Tests erhielt das BKAmt die optimierte Anwendung samt Modell und vollständiger Dokumentation zur direkten Integration.

• Teilautomatisierung des Prozesses einschließlich der Erstellung wichtiger Schreiben.
  
  
• Einhaltung von Kommunikationsregeln: z. B. keine Formulierungen, die zu Rückfragen einladen.
  
  
• Inhaltliche Korrektheit & Compliance: Antworten sind kontextgenau und halten sprachliche Vorgaben der Textbausteine ein.
  
  

Das Projekt überzeugte durch:

• Sichere, DSGVO-konforme Umsetzung
  
  
• Produktivitätssteigerung durch benutzerfreundliches Interface
  
  
• Schnelle Entwicklung und Iteration
  
  
• Klare Roadmap für Weiterentwicklungen